日本留學生實習分享 | 那些年,我在法拉利實習的日子(剛開始上班篇)

第一天去法拉利上班,拿到了我在六本木森大樓 (六本木ヒルズ森タワー) 的通行證時,除了覺得很帥之外,當然也非常緊張。

還記得剛到公司的我,肢體非常僵硬,因為這是我人生的第一份實習。

來到這個除了高階主管其他都是日本人的職場,會碰到什麼樣的問題,身為實習生的我又能做什麼樣的工作呢?

客人打電話來真的不敢接

剛開始上班的第一個月,最大的噩夢就是當所有人都在忙,而你桌上的「電話響起」時。

在日本先不要說是留學生的我,日本人自己剛出社會時,對要「接電話」這件事也都抱持著一定程度的恐懼。在職場上「要如何接電話」是非常制式化的,敬語的多變和複雜度也讓要在什麼場合要怎麼運用日文裡的「尊敬語」/「謙譲語」/「丁寧語」變成一大難題。連日本人自己也很常抱怨到底是誰發明了這麼複雜的語言,因為當敬語用錯時,你就會顯得很不專業。

也因為這樣,日本有很多像這篇這篇的文章,會教你在職場上接電話時該說什麼,在碰到不同情況時又該如何應對。

舉個例來說,光接電話的第一句就會因為「接電話的時間」和「讓電話響了多久才接起」而不同。

▼電話響3聲以內接起電話的話

(早上11點前)

お早うございます、フェラーリジャパンでございます

早安,這裡是日本法拉利

(早上11點後)

お電話ありがとうございます、 フェラーリジャパンでございます

謝謝您的來電,這裡日本法拉利

▼電話響3聲以上才接起電話的話

お待たせいたしました 、フェラーリジャパンでございます

讓您久等了,這裡是日本法拉利

▼電話響了一陣子才接起電話的話

大変お待たせいたしました、フェラーリジャパンでございます

真的很抱歉讓您久等了,這裡是日本法拉利

我第一次接電話的時候,因為不熟悉日本職場的電話用語,竟然一緊張就說了「もしもし 抹洗抹洗」也就是「喂~」的意思,基本上在日本職場上是絕對不會用的。

第一句知道該說什麼後,才只是個開始。因為當時的我不只有「日文敬語講不講得出來,用法正不正確」要擔心,另一個重點是「就算我敬語背得滾瓜爛熟,對方講的我能聽得懂嗎」?更何況電話的另一頭不會知道我只是個剛開始實習的「留學生」,我代表的就是「法拉利」。

在講完第一句後,對方通常會說

「xx商事の鈴木です、いつもお世話になっております」

「我是xx商事的鈴木,承蒙您照顧了」

這時你就要複誦對方的公司和姓名

「xx商事の鈴木様でいらっしゃいますね、いつも大変お世話になっております」

「您是xx商事的鈴木先生是嘛,承蒙您照顧了」

這邊的「いつもお世話になっております 承蒙您照顧了」是在日本職場上電話開頭一定會講的一句日文。剛開始上班的我實在講得很不順,也很不自在。但會講「承蒙您照顧了」,並不是因為你「個人」真的有受到對方照顧而說,而是以「公司」的立場在講。對方或許跟你的公司過去有合作過,又或者你公司的某位同事曾經和對方公司的職員有過往來等等,總之「承蒙您照顧了」在日本職場文化上是一句必備的開頭禮節!

在苦戰到這句後,對方這時就會說他要找誰了!

很幸運的,因為我才剛開始上班,沒有人認識我,所以99%打電話來的「都不是要找我」。

在對方說完他要找誰後,我在台灣料理店最常用的一句話就又回來了。

「はい、少々お待ちください」

「請您稍等一下」

最理想的當然是對方要找的同事「剛好今天有上班」,剛好「沒有去上廁所」,「沒有在開會」,也「沒有在接別的電話」,但事情當然不是永遠都這麼順遂,沒錯,當其中一個「剛好」沒有這麼「剛好」時,我的第二波惡夢就來了。

  • 對方要找的人不在怎麼辦?
  • 對方要找的人在開會怎麼辦?
  • 對方想要留下訊息怎麼辦?
  • 對方想要同事回撥電話怎麼辦?

這邊隨便舉的四個例子,都有完整的「該如何用敬語制式化回答」的答覆。

譬如說「如果對方要找的人不在的話」,通常是會這樣講的:

「大変お待たせいたしました。申し訳ございませんが、●●●●はただいま外出中しておりまして、●時頃に帰社予定です。折り返しお電話を差し上げるように申し伝えておきますので、お電話番号をお教えくださいますでしょうか。 (在確認不在後)讓您久等了,真的非常誠摯的感到抱歉,xx現在正在外出中,預計要要等到x點左右才會回來公司。回來公司後會請他回撥電話給您,是否能請您留下您的電話號碼呢?」

日文敬語真的很像在繞口令,剛開始不熟悉時一定會講得卡卡的。更何況要注意的還不只有用詞和用法,講電話時的語氣和音調也要有「元氣的」並把「音調抬高」,這樣接電話在日本才會讓對方留下好印象。

剛上班的一兩個月,我的電腦螢幕不管什麼時候都會開著的就是「日本職場電話對應」大全,就這樣慢慢的熟悉了恐怖的「接電話」。

剛開始的工作

剛開始畢竟也沒什麼知識和技能,實習的前幾個禮拜被指派的任務之一就是要去「整理倉庫」。

因為公司不大,主管們也都很忙,所以根本沒有人在整理倉庫,也沒有個系統好好控管物品的進出,公司的倉庫裡就這樣堆滿了法拉利的物品和一些雜七雜八的東西。

於是我就把倉庫裡的所有東西整理好,分類,數清各個物品的數量,並用Excel表格記錄下來。之後任何從倉庫的物品進出就只需要更新一下表格,就能一眼掌握各個物品還剩多少。

除了整理倉庫,我也派被去幫忙PR主管整理她座位旁堆滿了的雜誌。時尚雜誌也好,超跑雜誌也好,很多雜誌都會刊登有關法拉利的資訊。而我的工作就是要在這些雜誌裡找出任何有關於法拉利的地方,把那一頁用一個便利貼標記起來,好讓PR主管來檢視法拉利被刊登的是什麼樣的內容,符不符合法拉利的企業形象等等。

態度決定一切,都是互相的

當時不只有我一個實習生。

還有一個比我大一屆的前輩,比我早半年多進法拉利。剛剛提到這些工作像是整理倉庫,貼便利貼的工作「好玩或有挑戰性嗎」?「不」。但我認為一剛開始做這樣的工作很合理,而前輩卻持有相反的意見。

我跟這位前輩的差異主要是:

  • 前輩:因為被指派整理倉庫等無聊的工作,工作態度也變得相當消極,覺得隨便做做就好,反正只是個簡單的工作,何況我們只是個實習生。導致雖然做的工作不難,她卻常常會有漏掉,沒做到的,或出錯的地方。
  • 我:我本來就沒有什麼技能,日文程度也不夠好,所以當被指派這些工作時,我覺得理所當然外,就當是在練習,學基礎。既然要做,就要做到讓人家感到驚艷。所以當時除了工作做得快之外,對於被要求的東西,我也會再多加一點我的想法進去,提案是不是這樣做會更好一點等等。

也因為這樣,雖然前輩比我早進公司半年多,上司那時還是沒給她什麼有趣的工作,兩人關係也不是特別好。

有天上司突然把我叫去,說這禮拜他要去一趟法拉利在鄉下的總倉庫,叫我跟他一起去。人生第一次坐上法拉利竟然是去倉庫,這趟坐的「Ferrari Four」也是法拉利有史以來推出的「第一輛四輪傳動四人座 ,並擁有V12強大引擎」的一台車。

我認為在職場上很多時候「好」或「不好」的關係都是互相的。上司看到我很努力也想學,有這種機會時就帶我去,所以工作上的態度和人際關係真的很重要!

怎麼有點像小狼狗?

在日本,法拉利通常都是一些事業有成的中年男子在開的。

駕駛座旁邊的九成以上都是坐著年輕的辣妹,唯獨我們這台,開車的是一個身材高大滿臉鬍子的中年男子,旁邊坐的卻是還是大學生一臉嫩樣的我。

還記得當時去倉庫的路上,每當因為有紅綠燈而停下來時,路人都會用羨慕的眼神朝車子裡看過來,但當看到裡面坐著的「我們」的時後,臉上都會有藏不住的「錯愕」和「尷尬」。

當一綠燈而前面又沒車子時,上司也會全力的踩下踏板,讓我感受一下法拉利引擎的厲害。當時因為突然的加速而整個人貼著車子的椅背,真的讓我很震撼的想說「有一天,我也要來買一台Ferrari Four」!

開了幾個小時後到了法拉利的總倉庫,有這裡停的不只是法拉利的新車,還有以前F1比賽用的車,經典款,引擎,輪胎等等。

跟法拉利拍的第一張照片

其中一個倉庫裡的樣子

大型法拉利運輸車

管理經銷商

開始實習一個月後,上司交給我第一份重要的工作,就是要負責管理在日本法拉利的五家經銷商。

上司跟這些經銷商們說「從今天開始,David就是負責人,所有要聯絡的信件等都寄給他」。 我完全沒有這方面的知識和經驗,所以每當我收到來信時,看完想好我認為該怎麼回後,就會先發個草稿給上司,上司再用紅筆幫我改,改日文敬語上的用法也好,又或者內容上應該寫得更簡單明瞭等等。

就這樣慢慢的習慣了在日本職場上的應對進退,能做的工作也越來越多,很快的就進到了我下一篇會分享的,也是我最喜歡的「辦活動」階段。

以上就是我對日本留學生實習的分享。

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