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東京上班族 Podcast

歡迎回到我到我的頻道「東京上班族」!上禮拜跟大家分享了我拍了一系列的A Day In The Life Of Series的影片,也就是「外資銀行員工上班的一天」。今天要跟大家分享的主題是新卒採用行銷最主流也最重要的「行銷活動」。有收聽前幾集的聽眾應該還記得,我剛當上新卒採用負責人時擬出的行銷計畫有三個大方向,其中一個就是要改善我們辦活動的品質,辦活動的效率。

在進入故事分享前,需要先跟大家介紹一下日本新卒採用行銷活動到底是什麼?簡單來說就是一個會有很多正在找工作的日本大學生,還有不同的企業以擺攤位的方式來參加的一個活動。再次強調一下,在日本「就活」真的無比的重要,因為日本到現在還是很多人大學畢業進的第一家公司,一待就是一輩子。除了學生們很重視之外,資方也就是這些企業也都會非常謹慎,畢竟日本的法律上其實是不太能任意開除員工的,所以在招聘大學應屆畢業生也會做特別的篩選。講到日本的就活イベント不能不講的一個就是很具代表性的「Boston Career Forum」,也就是日文的ボスキャリ,沒錯日本真的很愛簡稱,什麼都在簡稱マックドナルド簡稱為マック,スターバックス簡稱為スターバ等。好啦回題!

Boston Career Forum毎年都差不多在11月份舉辦,一個找工作的活動,會有幾個學生參加呢?大家可以猜一下。每年大概都有五六千個學生參加,而参加的企業也有200家以上,像是JPMorgan, GoldmanSachs, Amazon, Recruit等等。我雖然自己沒有去,但是有看過朋友傳來的照片跟影片,真的很像一個很有秩序的戰場,大家想像一下,在什麼都很制式化的日本,五六千個學生幾乎都穿得一模一樣,男生都是同一款的西裝(大多都是AOKI青山,也就是賣就活西裝的品牌),女生一樣不僅穿的都差不多以外,連綁的頭髮,馬尾的方向,畫的妝也幾乎都一樣。就這樣活動開始前,所有參加學生會像是要去跑馬拉松比賽似的排好隊,時間一到,主辦單位一放行後,大家就迅速的去他們有興趣的「企業ブース」,也就是企業攤位去遞交他們的履歷書。想要有畫面一點的話,可以去我的網站salarymanintokyo第15集的文字稿看,我有附上一張照片。

去Boston Career Forum參加的學生基本上都至少是Bilingual,也就是英文日文都可以通的日本大學生。那或許你會問說,怎麼這麼奇怪,找工作就在日本找就好啦,參加這個遠在美國的波士頓的活動要幹嘛?但其實Boston Career Forum一大特色就是「非常非常有效率」。學生們最快活動當天就可以能拿到「內定」,也就是工作的offer。很多東西都是需要透過比較才會知道差異,跟大家稍微介紹一下,在日本,很多時候大學生的「就活」可以長達一年,有些不順的甚至會拖到兩年。畢竟找工作是可以左右你人生的大事,很多人在這個就活期間壓力都非常大,曾經有聽過朋友說,她的朋友因為不斷投工作履歷,不斷被拒絕,壓力大到頭髮掉到去面試需要帶假髮。這邊需要再做一下補充,日本找工作不是只是投投履歷就算了,基本上都會需要寫一個東西叫做エントリーシート,上面就會有一大多需要填的資訊,譬如說日本人最愛的志望動機,就是為什麼要來這家公司等等,那你想想看當你很認真花很多時間寫了這麼多,去一一碰壁的時候,想必會非常沮喪。

當了解了正常日本就活的過程後,我們再回來看剛剛提到的Boston Career Forum,原本要花一兩年的過程有機會可以縮短為一天兩天就可拿到工作,有這種機會你去不去?應該會吧?雖然聽起來都很美好,但沒有什麼事是完美的,Boston Career Forum雖然很特別很有趣,但從很多層面來看,也非常沒有效率。大多數去參加這辦在波士頓的活動的都是就讀於日本大學的大學生,也就是說參加的學生都是花了幾十萬日幣買機票付住宿專程參加這個活動,從日本飛的機票在活動舉辦的期間也會特別貴,因為需求大。不僅如此,資方也是一樣,需要花一大筆經費從日本飛去,再加上還需要繳一筆龐大的費用給主辦方才能有自己公司的攤位等,總之舉Boston Career Forum這個例子就是希望讓大家知道日本對「就活」的重視,和非常主流的行銷活動。Boston Career Forum因為真的太不划算,我們公司在幾年前決定不再參加,我們會參加的行銷活動,就只限於日本國內的活動。

好啦,回到故事分享。上幾集也有提過,我在剛上任時,就有跟各個部門搜集大家對往年會參加的各個活動的反饋,看了反饋後,不出我所料,有些活動是大家一致都認同為沒有效率,性價比不高的活動,這些我就決定不繼續參加。但除了參加的活動變少了,我更想要做的是試著提高我們會參加的那幾個活動的效率。當時就不斷的想「怎麼辦活動才可以更有效率呢?」

跟之前做影片行銷一樣,我第一個做的就是找出「現在最大的問題是什麼?」。對我的同事們來說,他們最想要改善的一點就是想要能在「最短的時間內與最多的學生互動到」。而對學生們來說,他們最想要改善的就是能「有多一點跟公司的員工互動的時間,還有能更深入的去了解他們有興趣的部門」。因為很常會看到學生們知道他們想要去金融業,也知道自己想要去前台(像是證券部門投資銀行等),又者有些學生知道自己想要去後台(法務部,人事部,管理部門等),但不確定具體哪個部門最適合他們。所以在了解了「現在最大的問題點」,我決定
徹底的改變我們辦活動的形式。

以往活動都是怎麼辦的?假設一個回合是25分鐘,然後有4個部門參加,通常不只是我們,所有公司都會做的就是讓各個部門講5分鐘,譬如說投資銀行就率先出來說他們的工作內容是什麼,為什麼要選瑞銀,跟其他銀行差在哪等等,講完可能會財富管理部門再接著講5分鐘,就這樣各部門都輪完後,人事用最後的5分鐘來做個結尾,宣傳一下之後招聘的消息,還有進入問答時間。這是最標準的形式,每個公司也幾乎都是這樣辦。

但為了改善效率,我決定以新的方式來辦活動。怎麼辦呢?我想要把活動辦得熱鬧一點,好玩一點。於是25分鐘的時間,我就變成是這樣安排。前面3分鐘先請我的同事做整個公司整體的介紹,畢竟不管你有興趣的是哪個部門,都應該要知道瑞銀的特色在哪,介紹完後換我出來跟學生們講解今天我們活動的形式,於是我就請各個部門派一個代表上台做「自己部門的部門PR」,沒錯,通常都是學生們在做的自我PR,等於把它弄相反過來,讓我的同事們用一分鐘的時間,把他們認為自己的部門最吸引人的地方,還有最適合什麼樣的學生,有什麼樣的特色等,傳達給參加的學生。在各部門各自做完自己的sales pitch後,把會場分成幾個小島,讓各個部門去各佔一個島,學生們看自己對哪個部門最有興趣就可以直接去那個島聽更詳細的講解,跟那個部門的員工直接做交流。過大概8分鐘後,我會做一個輪替,也就是說學生們可以去到自己最有興趣的兩個部門做深入的了解。

這樣的方式可以達到什麼樣的效果?

1. 不會有明明學生就對某個部門完全沒有興趣,卻硬需要要坐在那裡聽那個部門講解的問題

2. 讓公司同事們可以和真正對自己的部門有興趣的學生們有更多的互動,更容易記下學生的臉和名字,之後好做follow-up

3. 交流時間也從原本的5分鐘增加到8分鐘

一樣如果想要更有畫面的朋友,可以去我的網站salarymanintokyo.com,我會附上當時活動的照片。當天我們參加的活動叫做「外銀セミナー」。所有頂尖外資銀行都有參加,當然也包括了高盛,美林等。活動主辦方在活動結束後,有和學生們做一些反饋的調查,讓他們寫questionnaire。這個主辦方非常有效率,當晚馬上把所有學生的反饋整理出來。隔天一早我到公司一看,我們當天在所有外資銀行裡面,反饋排名第一,遙遙領先其他銀行,部長聽到了這個消息也開心得合不籠嘴,馬上轉發給其他部門部長。

學生們也留下很多非常棒的留言,像是「讓各個部門先做自我PR非常有趣,跟各個部門員工有機會近距離聊天,互相深入了解,真的感受到瑞銀的魅力。」等等

當天在其他銀行都還是採用傳統辦活動形式的狀況下,我們的攤位最為熱鬧也最為吵雜,雖然主辦方有來一兩次說「你們這邊有點太熱鬧了喔,麻煩音量稍微小一點」,但這也代表我們當天活動的盛況。我這邊找出一個我錄的影片,稍微播出來給大家聽一下。

雖然聽起來都非常美好,但我這個新的辦活動的方式當然也不是完美的。有一個很大的風險,大家知道是什麼嗎?就是當我讓每個部門上台PR後,說「好,現在學生們,請去你自己去你最有興趣的部門的角落吧!」的時候,偶爾會有一兩個部門完全沒有學生去的窘境。沒錯,當時就是有發生這樣的狀況,這是我需要承擔的風險,畢竟大家上班都忙,各部門願意派這們多人抽空花幾個小時的時間來參加這個活動,也算是給我面子,但當看到自己的角落沒有人來的時會不會尷尬?當然會。但好在我平常跟大家的關係都很不錯,大家人也都很好。但這個風險就是我需要去管理的。雖然說是風險,但畢竟我認為如果沒有學生有興趣,這是事實的話,那也沒辦法,他們或許可以想辦法改進他們的部門PR,如果還是沒人來,那也沒辦法,至少比硬要求學生一定要聽他們沒興趣的部門的介紹要好。

當天活動辦得非常順利,整個晚上我跑來跑去,雖然很累,但心裡感到很有成就感。就在活動要結束前30 分鐘,主辦方跑來說「您好,等一下會請各個企業的人事負責人上台做最後的致詞,よろしくお願いいたします」

當我聽到等一下需要上台致詞時,真的有點緊張。因為我其實也才剛當上這個新卒採用負責人兩個月左右,另外,大家要知道在日本負責新卒採用的通常都很資深,其他像是高盛等的銀行,負責人都大蓋40歲左右,階級當然比我高個幾階,還有大家都是日本人。

我這個小毛頭決定就以我一貫的作風衝了。「はい、それではUBS 証券様から一言お願いいたします。」

與其他家人事負責人的「田中」「鈴木」等不同,我是David ,我上去就先跟大家一樣的說「みなさま、本日は大変お疲れ様でした、UBS 証券新卒採用担当のDavidと申します。As you guys know, I have a lot colleagues here with me today, not only to share with you what UBS is all about, but we also wanted to have a conversation with you, to get to know you better. Hope you were able to interact with many of us, and we look forward to seeing you again soon!」

我日文程度並不好,我也不可能以日文贏過在場的任何人事負責人,於是我就來個英日混,沒想到大受好評,最後學生的反饋中也有很多人寫到。瑞銀是唯一一家真的讓我們感到是「外企」的企業,畢竟其他銀行派來的都是只有日本員工,也沒有任何人說了一句英文。

當然活動的成功不只是我的功勞。那年因為和各個部門的同事們都相處得非常愉快,大家對新卒採用也變得格外的投入,這次的活動也讓我們在日本頂尖大學學生中,以「人」為強項的大大增加了知名度。

之後的幾個我們精挑細選的活動也幾乎都場場爆滿,有興趣可以去我的網站我會放幾張照片給大家看。

好啦,今天就先分享到這邊,下禮拜跟大家分享的是在日本要採用新卒是多麽困難的事情。辭退?OB 訪問?我被學生問過最奇怪的問題?喜歡的話,記得訂閱也記得幫我評分留言,每週一發佈最新一集喔!感谢你的收聽,我們下禮拜見!