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東京上班族 Podcast

歡迎回到我的頻道「東京上班族」!上一集跟大家分享了我在HR Talent & Development 做了什麼樣的工作,怎麼把我的工作和有興趣的行銷做結合,又在當上司說沒預算了,但還需要辦活動時提出了什麼樣的點子。

今天要跟大家分享的是讓我感到從天堂掉到地獄,我的第三個Rotation組「HR Operations」的故事,這個組是在做什麼的?又是什麼樣的工作內容讓我深思我是否要繼續待下去?當已經覺得蠻慘的時候,又是發生了什麼慘上加慘的事情呢?

有聽上一集podcast的聽眾們都知道,我在HR Talent & Development 是過了多麽快樂的時光。不只工作內容是我有興趣想做的,上司同事更是人好到無可挑惕,根本就是夢寐以求的工作。但我進到瑞銀是以GTP的身份入社,GTP也是Graduate Talent Program的簡稱,基本上就是給大學應屆畢業生提供的一個,算是年輕人才的一個program。除了有一些像是可以去海外研修的機會外,通常也都會有在你入社的部門裡做desk rotation在不同組工作個幾個月的機會。而我就這樣從Talent & Development來到我的下一組rotation組「HR Operations」。

在進入HR Operations之前,其實就不是特別的期待。 為什麼呢?因為那個組總是最後一個下班,在公司的氛圍也相對嚴肅,但很多人會說HR Operations是人事部back-bone,人事部的基礎人事部的底盤,所以在我的rotation裡等於是必經之路。至於具體工作內容是在做什麼的呢?基本上你想得到的任何有關人事部的作業,都是Operations組在做。Onboarding也就是要招聘一個人相關的任何瑣碎事務都是Operations在做,像是發行你的offer letter,寄出新進人員入社所需要填寫提交的所以資料,資料的回收確認等,Exit也就是當一個人要離職時所需要完成的所有手續,Lifecycle當你結婚了,生小孩了,生病了任何有可能會發生的事情相關的所有人事手續也都是Operations在做。

在分享我的故事前,需要先介紹一下我們這組的成員,我的上司是一位比我大四五歲的前輩,也是人事部除了我以外,唯一的另一位以Graduate Talent Program身份進公司的人。除了備受矚目外,也深受重任。另一位員工我們叫她同事S好了,是人事部數一數二資深的員工,但年紀大,身體也不太好。第三位則是員工Y,身體先天就有問題,是以殘疾人士身份進到公司。而第四位,就是我。

當時我們的很多程序,作業都還沒有自動化。隨便舉幾個例子,Offer Letter。流程其實是這樣的,人事部裡的Recruiter招聘人員依公司各個部門的需求去尋找適合的人才,找到後,確認各個條件,像是是以正社員還是契約員工,薪水多少,什麼時候入社,有沒有什麼額外入社獎金等等,在這些條件確認並且被高層核准後,他們會申請一個case,那這個case就會來到Operations組,我們就會把這次要試圖招募進公司的人的所有offer條件打入offer letter的template裡。要打入的資料除了剛剛所提到的薪水,入社日等之外,還有許多其他的資訊,像是之後的上司會是誰,是進公司哪個部門,什麼樣的階級等等。但也因為有很多需要手打的資訊,自然的,我相信做過任何有關Operations工作的朋友都不陌生的,就是會有很多的4-eye check,就是當你把Offer Letter 打好後會請同事幫你確認一次,也才會叫 4-eye check,四隻眼睛。

另外一個例子是要幫員工發行一個叫做「勤務証明書」的證書。在日本尤其東京要能把小孩送到托兒所是一件難上加難的事情。因為供給太少,在這越來越多「共働き(ともばたらき)」也就是爸爸媽媽都在上班的年代,托兒所的需求也越來越高的情況下,有小孩的員工通常都會需要公司幫他們發行「勤務証明書」,證明他們真的在上班,通常會有多少的加班時數,托兒所才會因而決定讓誰可以把他們的小孩託付給他們。而在某些方面很進步,其他方面又非常落後的日本,很多時候這些「勤務証明書」是需要用手寫的。所以我的工作內容的另一個例子就是在發行這些「勤務証明書」,每個區的樣式也不太一樣,所以當員工需要時,他們會申請一個case,到Operations這,我們就會去填寫,寫完4-eye check,蓋上公司的印章等等。

聽到這邊我相信有些聽眾已經覺得很無聊了,但Operations做的工作真的是比較瑣碎,比較枯燥。但不僅如此,我認為Operations比較慘的一點是,不像我現在在做的証券部門,股市幾點關就幾點關,今天做完事情就可以回家,Operations不一樣,像剛剛所提到有任何的Case我們就需要做,永遠沒有結束的一天。所以我們每天早上的開會主要開的內容就是討論今天有的100 / 200 個Case裡面,哪個比較緊急需要今天完成,哪個需要誰怎麼樣去處理,哪個又為什麼還沒完成是卡在哪裡等等。在Operations的那段日子也是我出社會後工時最長的一段時間,最晚也有做到11點過,我的上司更扯,除了做到沒有電車外,還有直接睡在公司過。

所以當我進這個組才三個禮拜時,其實就已經開始在倒數到我預定rotation結束還有多少時間,想說再待個兩個月就好,就可以去下一組了!因為工作量大,內容枯燥,組裡又有兩個身體不好的員工,上司雖然能力很好,但因為年輕性格也急,偶爾還是會跟資深的同事S起爭執。就在這時候,部長有天下班前說有件事情要宣佈。沒錯他投了個震撼彈,我的上司要「辭職」了,他要去讀MBA。當時完全是組的支柱的上司提了辭職,也代表連他能力這麼好都需要工作到非常晚的工作量,會掉到我們剩下的組員上。

就在我還在震驚之餘,驚喜連環炮,數一數二資深的同事S也在隔天立馬提了辭職,因為她很清楚的知道少了上司接下來的日子,這個組會有多慘,再加上她的身體不好,所以立馬棄船提辭職。

沒錯,這代表什麼?代表剩下的就只有才進公司沒多久的殘疾人士S跟更菜的我。

正當我想說「好啊,現在是什麼情況」的時候,有天我被部長叫進了辦公室,部長和副部長兩個人坐在辦公室裡。「David我知道上司辭職的事情你很震驚,同事S跟著辭職的事我們也很遺憾,但我們有件事想跟你談一下。」

雖然我有著不妙的預感,但都已經這樣了,還能有什麼其他驚喜嗎?

「其實亞洲今年有個最大的project,就是要把operations的工作外移外包給我們新建立起的印度辦公室的同事們。在日本請一個人,在印度我們可以請三個,這是今年我們最大也是最重要的project,我們想要你代表日本,負責這個project,並在Operations待到project完成,也意味著要比原先多待半年」

好啦,今天就先分享到這邊,下一集分享的是我跟部長是怎麼回覆的,之後在人手從4個人掉到2個人的Operations裡又碰到了什麼樣的難題,原本預計去印度出差兩個禮拜的我,又怎麼會變成待超過一個多月呢?

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