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東京上班族 Podcast

<音樂>

歡迎回到我的頻道「東京上班族」!今天要跟大家分享的主題是 「那些年,我在法拉利實習的日子」之「上司的重要性」。

在三家不同的餐廳打工後,我決定要再一次的跳出我的舒適圈,進到下一個階段,我要開始找「實習」!相信很多人在還是學生的時候都不太清楚自己要做什麼,要進哪間公司,或是像我一樣,感覺什麼都有興趣,但不知道哪個行業哪家公司對我未來發展是最好的。所以在大學的時候也在很多不同公司實習過,對顧問Consulting有興趣所以在顧問公司實習過,也在香港的日本保險公司實習過。

這對當時的我其實是一大挑戰,因為日文程度還是不好。考過日檢的朋友都知道,日檢是沒有在考口說的,所以雖然當時的我已經考過最難的日檢一級,在溝通上基本上還是講不太出來。

更何況我當時還只是個大二生。在日本大二生能夠申請實習的機會真的很少,很多公司都是以大三大四的學生為招收實習生的對象。

但我希望能盡早開始累積一些職場上的經驗,所以就決定要「試試看」,找看看有沒有適合的機會!

這邊給一些還在讀書的學生們一個建議「一定要盡可能的善用學校資源」。

我認為學校的資源就像寶藏一樣 ,在等著你去挖掘。

學校通常都會有一些很棒的機會。像是「打工實習的機會也好,交換留學的機會也好,又或者能代表學校去海外參加企業贊助的活動也好」,這些都是提供給在校生很好的機會。但因為學校的重心是給學生的教育,行銷或用戶體驗方面往往做得不是特別的好,也就是說要能夠獲得這些好的資訊或資源是需要你多用點心,花點時間,去發現的。

我當時就是在早稻田大學的工作實習網路公佈欄上,一頁一頁的看。大多都不是什麼特別有趣或吸引人的機會,但就在這個時候,我的眼睛突然被一個工作機會給震住了「法拉利」?

我沒看錯吧?把滑鼠滑上再往下,心想「真的有可能嗎?」

再三確認後,真的就這麼幸運的,東京法拉利在招行銷實習生!

我當時雖然對車子完全不了解,但跟大多數的男生一樣,對法拉利就是有種崇拜感,在我心中有著遥不可及的存在。在法拉利做我最有興趣的行銷,這根本就是我夢寐以求的機會!

雖然興奮,但心裡還是有種「期待又怕受傷害」的心情。畢竟當時的我沒有任何實習經驗,所以在我努力寄出我的實習申請時,我只期望著一件事「不管怎樣,拜託就給我個面試的機會吧!」

投出履歷後,我每天都不斷的更新我的信箱看有沒有來信。在過了大概一個禮拜後 ,面試結果通知來了「下禮拜有去面試的機會!太棒了!」

我因為是個天生的大路癡,通常在面試時,不是當天會多預留點時間以防迷路,不然就是會提前幾天先去看看地點,以免當天因找不到路而遲到。

而法拉利的辦公室就位於六本木鼎鼎大名的「六本木ヒルズ森タワー 六本木之丘森大樓」。這個辦公室算是日本最有代表性的辦公室大樓,「高盛」,「 Google」,「Apple」,「廣播電台」等都在這棟辦公大樓裡。

還記得當時站在這棟大樓下面,心想「如果能在這邊工作,在法拉利實習,那該有多酷!」

過了幾天,要面試的這天終於來了,抵達六本木之丘森大樓後,在1F大廳拿到通行證後,搭了電梯上到了法拉利所在的高樓層。

在準備面試時,我也有做一些功課,以確保我知道日本在面試方面的一些文化,其中一個重點就是「日本面試都要非常準時」。我雖然提早15分鐘到,但日本的文化是約幾點就該幾點赴約。下午兩點的面試,你早到一分鐘,晚到一分鐘都不好,最好是要兩點整到公司按門鈴。畢竟日本文化裡最講究最重視的就是「人に迷惑をかけないこと 不要給人家帶來麻煩」。

就這樣我在電梯門口,看著手錶一秒一秒的過。
終於下午兩點了,我到了法拉利辦公室門口,按了門鈴。
被HR帶到面試的會議室,讓我休息一下,說面試官會遲到幾分鐘。

在房間裡忐忑不安的我不斷複習準備的內容,跟有可能會問的問題。

「可能會叫我自我介紹?」
「可能會問我為什麼對這個實習感到興趣?」
「對超跑有什麼了解?」
等等

我想說畢竟是外資 ,面試應該會是用英文吧?

過了10分鐘,一位剛從上一個開會趕回來高大魁梧的日本人走進來,滿臉鬍鬚,身上留著汗。後面竟然還跟著3個人,總共4個人坐在我面前:

  • 行銷主管
  • 客戶關係主管
  • PR主管
  • HR

一對四?!當然緊張程度又再次的升高。

人員都到齊時,行銷主管就說:

「こんにちは 你好」
「どうぞ座ってください 請坐」
「日本語と英語どっちが得意ですか?日文跟英文,你哪一個比較拿手呢?」

我這時心想「很好,果真是外資」,並開心且充滿活力的回答「英文 (です)!」

行銷主管說「好,那我們面試就用日文面試吧!」

我心想「!@#$@#%@!@##! 不會吧,我完蛋了!」

比起語言程度,「態度」更為重要
在面試的我其實沒有幾個優勢可言,唯一稍稍加分的有:

  • 學歷:在日本確實還是會看是哪個學校的學生「早稻田」有一定優勢
  • 英文:畢竟是外資,這算是我一大優勢,但面試竟然是用日文
  • 中文:完全用不到,所以等於沒加到分

面試開始後,不出我意料的,第一個就是要用日文自我介紹,來到日本已經自我介紹過上百次的我,說得流暢也有自信,沒什麼問題。

但當被問到一些我沒有用日文準備的問題時,對只有著非常有限的日文詞彙量和初階的口語能力的我,真的只有「慘」一個字能夠形容。

當陷入這個「想表達的很多,卻因為語言的障礙,表達不全」的困境時,我記得在我所會的有限詞彙裡,說出的就是這句「一生懸命頑張りたいと思っております  我會非常努力」。

後來也有問過行銷主管及其他面試官,當時為什麼會想要錄用我這個日文程度不好,且沒有實習經驗的留學生,他說「因為你誠懇的態度讓我們感到你是真心的會在這個實習努力」。

沒錯,就在面試幾天後,我收到法拉利HR的通知說我上了!就這樣開啟了「那些年,我在法拉利實習的日子」的旅程。

第一天去法拉利上班,拿到了我在六本木森大樓 (六本木ヒルズ森タワー) 的通行證時,除了覺得很帥之外,當然也非常緊張。

還記得剛到公司的我,肢體非常僵硬,因為這是我人生的第一份實習。

來到這個除了高階主管其他都是日本人的職場,會碰到什麼樣的問題,身為實習生的我又能做什麼樣的工作呢?

剛開始上班的第一個月,最大的噩夢就是當所有人都在忙,而你桌上的「電話響起」時。

在日本先不要說是留學生的我,日本人自己剛出社會時,對要「接電話」這件事也都抱持著一定程度的恐懼。在職場上「要如何接電話」是非常制式化的,敬語的多變和複雜度也讓要在什麼場合要怎麼運用日文裡的「尊敬語」/「謙譲語」/「丁寧語」變成一大難題。連日本人自己也很常抱怨到底是誰發明了這麼複雜的語言,因為當敬語用錯時,你就會顯得很不專業。

也因為這樣,日本有很多像這篇這篇的文章,會教你在職場上接電話時該說什麼,在碰到不同情況時又該如何應對。

舉個例來說,光接電話的第一句就會因為「接電話的時間」和「讓電話響了多久才接起」而不同。

▼電話響3聲以內接起電話的話

(早上11點前)

お早うございます、フェラーリジャパンでございます

早安,這裡是日本法拉利

(早上11點後)

お電話ありがとうございます、 フェラーリジャパンでございます

謝謝您的來電,這裡日本法拉利

▼電話響3聲以上才接起電話的話

お待たせいたしました 、フェラーリジャパンでございます

讓您久等了,這裡是日本法拉利

▼電話響了一陣子才接起電話的話

大変お待たせいたしました、フェラーリジャパンでございます

真的很抱歉讓您久等了,這裡是日本法拉利

我第一次接電話的時候,因為不熟悉日本職場的電話用語,竟然一緊張就說了「もしもし 抹洗抹洗」也就是「喂~」的意思,基本上在日本職場上是絕對不會用的。

第一句知道該說什麼後,才只是個開始。因為當時的我不只有「日文敬語講不講得出來,用法正不正確」要擔心,另一個重點是「就算我敬語背得滾瓜爛熟,對方講的我能聽得懂嗎」?更何況電話的另一頭不會知道我只是個剛開始實習的「留學生」,我代表的就是「法拉利」。

在講完第一句後,對方通常會說

「xx商事の鈴木です、いつもお世話になっております」

「我是xx商事的鈴木,承蒙您照顧了」

這時你就要複誦對方的公司和姓名

「xx商事の鈴木様でいらっしゃいますね、いつも大変お世話になっております」

「您是xx商事的鈴木先生是嘛,承蒙您照顧了」

這邊的「いつもお世話になっております 承蒙您照顧了」是在日本職場上電話開頭一定會講的一句日文。剛開始上班的我實在講得很不順,也很不自在。但會講「承蒙您照顧了」,並不是因為你「個人」真的有受到對方照顧而說,而是以「公司」的立場在講。對方或許跟你的公司過去有合作過,又或者你公司的某位同事曾經和對方公司的職員有過往來等等,總之「承蒙您照顧了」在日本職場文化上是一句必備的開頭禮節!

在苦戰到這句後,對方這時就會說他要找誰了!

很幸運的,因為我才剛開始上班,沒有人認識我,所以99%打電話來的「都不是要找我」。

在對方說完他要找誰後,我在台灣料理店最常用的一句話就又回來了。

「はい、少々お待ちください」

「請您稍等一下」

最理想的當然是對方要找的同事「剛好今天有上班」,剛好「沒有去上廁所」,「沒有在開會」,也「沒有在接別的電話」,但事情當然不是永遠都這麼順遂,沒錯,當其中一個「剛好」沒有這麼「剛好」時,我的第二波惡夢就來了。

  • 對方要找的人不在怎麼辦?
  • 對方要找的人在開會怎麼辦?
  • 對方想要留下訊息怎麼辦?
  • 對方想要同事回撥電話怎麼辦?

這邊隨便舉的四個例子,都有完整的「該如何用敬語制式化回答」的答覆。

譬如說「如果對方要找的人不在的話」,通常是會這樣講的:

「大変お待たせいたしました。申し訳ございませんが、●●●●はただいま外出中しておりまして、●時頃に帰社予定です。折り返しお電話を差し上げるように申し伝えておきますので、お電話番号をお教えくださいますでしょうか。 (在確認不在後)讓您久等了,真的非常誠摯的感到抱歉,xx現在正在外出中,預計要要等到x點左右才會回來公司。回來公司後會請他回撥電話給您,是否能請您留下您的電話號碼呢?」

日文敬語真的很像在繞口令,剛開始不熟悉時一定會講得卡卡的。更何況要注意的還不只有用詞和用法,講電話時的語氣和音調也要有「元氣的」並把「音調抬高」,這樣接電話在日本才會讓對方留下好印象。

剛上班的一兩個月,我的電腦螢幕不管什麼時候都會開著的就是「日本職場電話對應」大全,就這樣慢慢的熟悉了恐怖的「接電話」。

剛開始畢竟也沒什麼知識和技能,實習的前幾個禮拜被指派的任務之一就是要去「整理倉庫」。

因為公司不大,主管們也都很忙,所以根本沒有人在整理倉庫,也沒有個系統好好控管物品的進出,公司的倉庫裡就這樣堆滿了法拉利的物品和一些雜七雜八的東西。

於是我就把倉庫裡的所有東西整理好,分類,數清各個物品的數量,並用Excel表格記錄下來。之後任何從倉庫的物品進出就只需要更新一下表格,就能一眼掌握各個物品還剩多少。

除了整理倉庫,我也派被去幫忙PR主管整理她座位旁堆滿了的雜誌。時尚雜誌也好,超跑雜誌也好,很多雜誌都會刊登有關法拉利的資訊。而我的工作就是要在這些雜誌裡找出任何有關於法拉利的地方,把那一頁用一個便利貼標記起來,好讓PR主管來檢視法拉利被刊登的是什麼樣的內容,符不符合法拉利的企業形象等等。

當時不只有我一個實習生。

還有一個比我大一屆的前輩,比我早半年多進法拉利。剛剛提到這些工作像是整理倉庫,貼便利貼的工作「好玩或有挑戰性嗎」?「不」。但我認為一剛開始做這樣的工作很合理,而前輩卻持有相反的意見。

我跟這位前輩的差異主要是:

  • 前輩:因為被指派整理倉庫等無聊的工作,工作態度也變得相當消極,覺得隨便做做就好,反正只是個簡單的工作,何況我們只是個實習生。導致雖然做的工作不難,她卻常常會有漏掉,沒做到的,或出錯的地方。
  • 我:我本來就沒有什麼技能,日文程度也不夠好,所以當被指派這些工作時,我覺得理所當然外,就當是在練習,學基礎。既然要做,就要做到讓人家感到驚艷。所以當時除了工作做得快之外,對於被要求的東西,我也會再多加一點我的想法進去,提案是不是這樣做會更好一點等等。

也因為這樣,雖然前輩比我早進公司半年多,上司那時還是沒給她什麼有趣的工作,兩人關係也不是特別好。

有天上司突然把我叫去,說這禮拜他要去一趟法拉利在鄉下的總倉庫,叫我跟他一起去。人生第一次坐上法拉利竟然是去倉庫,這趟坐的「Ferrari Four」也是法拉利有史以來推出的「第一輛四輪傳動四人座 ,並擁有V12強大引擎」的一台車。

我認為在職場上很多時候「好」或「不好」的關係都是互相的。上司看到我很努力也想學,有這種機會時就帶我去,所以工作上的態度和人際關係真的很重要!

在日本,法拉利通常都是一些事業有成的中年男子在開的。

駕駛座旁邊的九成以上都是坐著年輕的辣妹,唯獨我們這台,開車的是一個身材高大滿臉鬍子的中年男子,旁邊坐的卻是還是大學生一臉嫩樣的我。

還記得當時去倉庫的路上,每當因為有紅綠燈而停下來時,路人都會用羨慕的眼神朝車子裡看過來,但當看到裡面坐著的「我們」的時後,臉上都會有藏不住的「錯愕」和「尷尬」。

當一綠燈而前面又沒車子時,上司也會全力的踩下踏板,讓我感受一下法拉利引擎的厲害。當時因為突然的加速而整個人貼著車子的椅背,真的讓我很震撼的想說「有一天,我也要來買一台Ferrari Four」!

開了幾個小時後到了法拉利的總倉庫,有這裡停的不只是法拉利的新車,還有以前F1比賽用的車,經典款,引擎,輪胎等等。

開始實習一個月後,上司交給我第一份重要的工作,就是要負責管理在日本法拉利的五家經銷商。

上司跟這些經銷商們說「從今天開始,David就是負責人,所有要聯絡的信件等都寄給他」。 我完全沒有這方面的知識和經驗,所以每當我收到來信時,看完想好我認為該怎麼回後,就會先發個草稿給上司,上司再用紅筆幫我改,改日文敬語上的用法也好,又或者內容上應該寫得更簡單明瞭等等。

就這樣慢慢的習慣了在日本職場上的應對進退,我工作變得比較多元,也開始正式的進入了這次實習的重點 – 行銷。

我為什麼對「行銷」有興趣?

我認為「行銷」是可以決定一家公司成功與否的一個關鍵。

同樣的一個產品,行銷做對了,不用「賣」人家也會搶著要「買」。

但行銷如果做偏了,你多努力「賣」人家也不會「買」。

舉例像星巴克的「咖啡」真的有這麼好喝,值相對較高的價位嗎?我認為「不見得」。

常聽到星巴克迷也都承認說「星巴克其實不是最好喝的,有很多咖啡專門店的的咖啡比星巴克來得好喝,而且價位也比較便宜。」但就算如此,這些星巴克迷還是會每天報到,早上必買一杯,為什麼?因為星巴克的行銷做得好,很多人已經不是在喝它的「內容」,而是在喝它的「品牌」。

我在法拉利實習的那段日子,一個最大的行銷重點就是當年推出的新車款「Ferrari Speciale 458」在日本「首次亮相 Debut」的活動!

在認真的籌備了幾個月後,活動當天終於來臨了。

我們在東京市區租了一個超級大的場地,整個活動弄得就像影展般。客人會先走紅毯到法拉利的櫃檯登記入場,入場後先進到一個停滿著「法拉利經典款」的室內空間(有點像是畫展或博物館的氛圍)。之後,再來到這次活動的主要場地,看到許多穿著西裝筆挺的服務生隨時為客人提供多種輕食和各式各樣的酒類服務。

活動的開場有小提琴和歌劇表演來暖場,當貴賓們都沈浸在這佳餚,美酒和表演的完美搭配時,音樂突然大轉變。從原本輕快的爵士樂變成了非常澎湃且高昂的音樂,整個活動氣氛來到最高點,大家目光都朝著舞台凝視著。

在具有極大張力音樂結束的瞬間,巨大的布幕落了下來,出現在舞台遠端的是這次的新車「Ferrari Speciale 458」。當時沒有任何音樂,只聽到法拉利引擎所發出的巨大聲響,車子就這樣被慢慢的開到了客人面前,而把這款新的「Ferrari Speciale 458」開出來的,就是世界知名法拉利F1賽車手「Fernando Alonso」。沒有錯,讓客人們頻頻驚呼的就是平常只會出現在電視螢幕上的法拉利F1賽車手,竟然為了這次的活動飛到了日本,出現在他們的面前。雖然我當時已經知道整個活動的流程,但實際現場感受到的氣氛也真的只有「震撼」兩個字能形容,氣勢完全爆表。

對我來說,「這就是行銷」。

Ferrari Speciale 458是一台很棒性能很好的車,但今天怎麼呈現怎麼亮相給大眾就是公司行銷的一大任務。或許可以像正常車子一樣開個記者會讓大家拍拍照,介紹一下這次性能設計方面的改良。但對法拉利而言,藉由Ferrari Speciale 458的發表,讓客戶們感到驚喜,奢華,高端,不可思議,以及對任何細節都講究到無可挑剔,這樣才能符合它的品牌形象,和在業界無以撼動的地位。

除了剛提到的新車發表會,我們也有辦一些其他的活動來接觸新的客群。其中一個就是辦給VVIP客人們參加的頂級晚宴,我們包下了在東京恵比寿的著名米其林三星餐廳,這也意味著這場晚宴的所有流程細節都要「做到完美」。

在客人來之前,我們(法拉利員工)和工作人員們(餐廳)開了最後的會議。看看有沒有漏掉什麼細節,動線是否大家都清楚,誰在什麼時間該在哪裡做什麼事是否都互相了解。

在禮品佈置等的準備都完成後,我就被指派到樓下站在法拉利旁邊「顧車」。很多路過民眾以為是我的車就過來問我「可不可以跟你的車子拍照?」,我也只能尷尬的拒絕。

顧了半個小時,客人陸續抵達後,我被上司叫了上去。

在這個晚宴中,VVIP客戶們中間會穿插幾個法拉利員工,包括了PR主管,法拉利高層等,當然我的上司也有一個名額。

這時上司跟我說「David你去吧!」

我說「去哪裡?」

他說「去坐在客戶們旁邊,體驗看看要跟客人講什麼,聊什麼,吃什麼。這是個很難得的機會,我以後機會還多的是!快去!」

那餐我們吃的是法拉利為這些VVIP客人特別準備的米其林三星餐,但我完全沒印象吃了什麼,好不好吃,只記得這個上司對部下照顧的「這顆心」。

我真的很幸運能夠在這麼年輕時就能見識到這麽大的場面,這也讓我之後的職涯上多了很多經驗和想法,非常感謝當初不吝嗇教導,給我機會的上司!

下一集跟大家分享我在日本「就活(也就是找工作)」的故事,還有為什麼最後選則了原本沒興趣的金融業?

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