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東京上班族 Podcast

歡迎回到我到我的頻道「東京上班族」!上禮拜跟大家分享了我怎麼會突然有機會可以去新加坡出差,HR Advisory是在做什麼的?我在出差的時候碰到了什麼讓我印象深刻的事情?我認為在大公司成功的關鍵又是什麼?

今天要跟大家分享的主題是,我從新加坡出差回來後,在被分配到的HR Recruiting組發生了什麼事情。在有了第一筆我可以自行運用的預算後,我跟部長提出了什麼要求?又怎麼可以把工作和興趣做一個結合?

在前幾集也有提到,我喜歡做可以跟人有多一點互動的工作,工作內容則是對行銷比較有興趣。而在進入了瑞銀的人事部以後,我發現最可以達到我想做的有兩個組,第一組就是第八集有介紹到的「Talent & Development」也就是負責辦一些研修活動的組,第二組就是今天這集會跟大家分享的「Recruiting」,也就是負責招聘的組。

從新加坡出差回來,結束了我為期兩年的Rotational Program後,有天部長把我叫到辦公室,他說「David恭喜你成功完成了你的Graduate Talent Program,我知道你喜歡做一些可以多跟人互動的工作,對行銷也很有興趣。之前我們給了你負責HR Operations Offshoring的這個任務,知道工作內容雖然不是你喜歡的,但你表現的也非常好,現在兩年的Rotational Program結束了,我們要幫你安排你之後會一直待下去的組,你有什麼比較想做的工作嗎?」

我說「我說我想去Recruiting組做Campus Recruiting,也就是日文的「新卒採用」,也就是負責招募大學應屆畢業生的組,我有很多想法,也認為這組最能讓我發揮出我的創意,我現在年紀也跟學生們差沒有幾年,所以我相信可以更從他們的角度去看事情,也因而來改善我們現有的流程」

部長說「好,知道了,讓我稍微做一些人事上的調動」。

於是部長就把原本負責新卒採用的人調到負責其他的項目,我也就這樣被成為負責「新卒採用」的人。

才剛當上新卒採用負責人沒幾天,就發生了一個讓我印象非常深刻的事情。有天我的前任,也就是原本負責新卒採用人因為身體不舒服而休息,而有一個她原本需要參加的會議就變成我跟我的上司一同參加代表出席。具體是什麼會議呢?就是一個decision-making meeting,也就是說一個部門在做大學應屆畢業生的招聘時,經過了很多輪的面試篩選後後,最終要決定要給哪個學生工作時會跟那個部門的高層包括部長開會,做最終確認最終決定,而這些會議通常人事都需要有個人代表出席,主要的目的就是要確保最終做出的決定是公正公平的,譬如不是因為學生跟某某員工私底下有交情所以才拿到工作,又或者不是因為什麼其他原因有任何偏袒不公平的情況,當天我們參加的就是IBD也就是投資銀行部門的decision-making meeting。

大家不知道對投資銀行部門有什麼樣的印象,稍微簡單介紹一下,他們就是在金融業數一數二工作時間最長的部門,我還記得我投資銀行部門同期以前平均工時大概是從早上10點左右上班,凌晨3點下班,還聽過有人工作到早上6-7點,回家洗個澡,就馬上再去上班的故事,總而言之就是非常的累。因為這麽累,學生們有沒有體力,耐不耐操也是會被考量的一點,除此之外,這個部門通常招聘的都會是非常聰明的人,基本上招進來的都是日本的頂尖大學的學生,東京大學,京都大學,早稻田,慶應等。投資銀行部門因為客戶主要都是日本企業,所以基本上工作上是不太會用到英文,所以雖然我們是外資,投資銀行部門在文化上是非常日本的。

剛剛有提到,因為是要做最終決定的會議,所以投資銀行部門的部長也會參與。但在開會一開始投資銀行部門的部長因為還在忙其他事情,所以沒有出席,大家就先開始討論為什麼從幾百個學生人選中鎖定了這幾位,開會過程中有說有笑,就這樣開了40分鐘,雖然大家多多少少都有了共識,但因為部長還沒來所以還無法做出最終要給哪個學生工作offer的決定。

時間又過了20分鐘,部長終於忙完,開了會議室的門,走了進來。

部長走進來的時候,整個會議室的氛圍瞬間大轉變,從原本大家嘻嘻哈哈的,到鴉雀無聲沒有人敢閒聊,每個人也都從原本放鬆的坐姿立刻坐挺了起來,在部長坐下來後,投資銀行部門的同事們開始報告經過了這麼多輪的面試後,大家選出來的候選人,原因是為什麼,還有在部長還沒來之前大家所討論的內容。

當投資銀行部門的同事在報告時,我看著部長邊聽邊皺著眉頭,越聽越皺,不發一語。

這時,投資銀行部門的同事報告完畢,但部長還是不講話,眉頭依然還是皺著在,過了幾秒的沈默後,其中一個較資深的投資銀行主管就說「部長你覺得怎麼樣,我們可以按照大家討論的結果作出最終決定嗎?」

這時部長終於說話了。

「為什麼沒有女的?」

大家要知道在日本「部長」通常是很有威嚴的,尤其在日資,又或是像投資銀行部門一樣擁有很重日本文化的部門,部長本身就是會讓人感到有一定的距離感。但除了距離感,這邊真正恐怖的生氣是什麼?是部長講這句話的方式。我認為比起一個人因為生氣而大聲咆哮,這種小小聲的說,邊說手還邊敲著桌,臉皺著眉頭的說「為什麼沒有女的?」的說法真的比較恐怖。當時恐怖的氛圍讓我整個背都涼了,我清楚的記得當時投資銀行部們的同事們你看我,我看你,沒有人敢接話,這時終於有人跳出來說話了「我們在性別這點有跟人事部的同事確認過了,他們說最終沒有女生也沒有關係。」

部長說「是嗎?我,有說過沒關係嗎?」

「但我們有跟人事部的同事們確認過沒有問題啊?!」

雖然我跟我的上司完全沒有參與到之前任何的溝通,但畢竟我們也是代表人事部來參加,當天的局面也讓我們兩個非常尷尬,就這樣看著投資銀行部們的同事們跟部長你來我往的爭執了一陣子,氣氛也真的僵到極點。最後發現原來是大家在溝通上出現了一點漏洞,投資銀行部長有一些他所需要達到的招募男女比的目標,但不管是投資銀行部門的同事也好,又或者人事部也就是我的前任也好,都沒有在這方面做完善的確認,在溝通上漏掉了最重要的部長,真的讓我在「溝通清楚的重要性」上,來了一場震撼教育。

你或許會覺得說「不就是招聘嗎?有值得這們激動,反應這麼大嗎?」

但這不只是「招聘」,這是大學應屆畢業生的招聘,也就是「新卒採用」,在日本真的是無比的重要,為什麼?主要也是因為日本的「終身雇用制度」也就是很多日本人一輩子都在同一家公司工作,所以在招聘上當然會更加謹慎。除了這個原因,很多時候管理層會認為「新卒」是可以繼承並傳承下去一家公司最「正統的企業文化」的一群人,畢竟一畢業就進到了公司,是一群最「純」的員工。

我就這樣開始了我的「新卒採用」旅程,前幾個禮拜跟我的前任交接時發現了一件事,我竟然有蠻大一筆的「預算」可以用?雖然原本就知道會有一點預算,但實際的金額超出我原本的預期,這也是我第一次在工作上有自己的預算可以自由的使用,當然也讓我感到蠻興奮的。

日本在很多事情上都還蠻制式化的,而「新卒採用」也不例外。什麼時候要辦什麼活動,怎樣辦,找哪個公司哪個廠商合作,花多少費用等其實都有著SOP,每年負責「新卒採用」的人基本上就是照著上一年做,雖然做一樣的東西比較不會錯,但在這每分每秒都有新的產品新的服務新的科技誕生的時代,我認爲不做改變是不行的,尤其我知道未來的預算只會越來越少,所以我決定不要像以往這樣每年的「撒錢」,要來用我的「創意」大大的做改革。

興奮的我花了點時間想了想我的計畫,擬出了一個Marketing Plan,去找了部長說「部長,你有時間聊一下嗎?」

部長說「好啊,怎麼了?」

我說「部長,我想要用我預算的一部分買一台好的相機,因為相機不是一般可以用預算來購買的東西,我需要你幫我核准。」

部長說「你要買相機要做什麼呢?」

我說「我有很多想法,我想要自己拍一些照片影片來為我們的新卒採用做行銷」

部長說「好,沒問題,我支持你,寄封Email給我說你要買相機這件事情,我來幫你批准」

就這樣當天下了班,我到了Big Camera買了我要的相機跟鏡頭。

好啦,故事先分享到這邊,下禮拜跟大家分享我買照相機具體是要拍什麼影片?怎麼說服其他所有部門的人跟我一起執行這沒有人做過的東西,最終成果又是如何呢?

最後跟大家聊一聊日本最近的時事吧!日本的疫情沒有任何減緩的趨勢,東京更是每天以百的單位每日更新確診數,東京都小池知事也要求Karaoke館還有飲食店把營業時間縮短,要在晚上十點前結束營業。

飲食店早一點關門是沒太大的問題,畢竟自從疫情爆發以來,在家煮的次數增加,也習慣了。但不能去唱歌,你知道這對東京上班族的影響有多大嗎?!

在這請容許我唱一段我很喜歡的日文歌「3月9日」。

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